Últimamente he trabajado con varios clientes nuevos (empresas, agencias y particulares) y buscando en la red cómo enfocaban este asunto otros compañeros, di con un listado de Tomedes, que reproduzco aquí con su permiso y amplio con algunos apuntes de mi cosecha:

PREGUNTAS PARA EL CLIENTE

Empecemos por lo básico: las preguntas que debes hacer al cliente que necesita la traducción.

1. ¿Cuántas palabras tiene el documento?
2. ¿Cuál es el plazo?
3. ¿Cuál es el tema? ¿Es muy especializado o técnico?
4. ¿Es documento escrito o es un archivo de audio? En este último caso, ¿se nos pide también transcripción?
5. ¿En qué formato está? ¿Es un Word, un PDF, un fax escaneado (sí, aún existen)?

Esta información es impepinable, si queremos verlo así. Es importante saber qué vamos a traducir y por cuánto. Y en cuanto a las palabras, cuando nos envíen el documento para traducir (o para verlo solo si estamos en proceso de elaboración de presupuesto), cerciorémonos de que la cantidad de palabras es correcta. A todos se nos puede pasar, incluso al gestor de proyectos o al cliente directo, así que es importante comprobar que todo esté bien desde un principio.

Tampoco está de más preguntar:

6. En el caso de una traducción de marketing o una web: ¿requieren localización o solamente traducción? Si es un texto publicitario, ¿necesitan transcreación?

7. ¿El proyecto va a necesitar una edición o maquetación posterior (desktop publishing  o dtp)?

Cuanto más sepamos del encargo desde un principio, mejor informados estaremos del trabajo que nos espera y lo que vamos a tardar en hacerlo. El tiempo es dinero. No es lo mismo un texto plano sin más, que tener que controlar aspectos de diseño que van a requerir más tiempo una vez terminada la traducción.

ASPECTOS ECONÓMICOS

Hay que ser muy claros con los elementos económicos del proyecto también antes de empezar. Se debe acordar un honorario o tarifa, además del método de pago y el plazo de cobro. En cuanto al honorario, que quede claro si es por texto origen o texto meta. También podemos plantearnos lo siguiente:

1. ¿Es un trabajo urgente?
2. ¿Es una traducción jurada o va a requerir un certificado de algún tipo?

En ambos casos hay que cobrar algo más, sobre todo por las horas extras en el caso de los encargos urgentes. Por eso la comunicación es esencial y todo debe quedar atado antes de ponerse a traducir. Hay que explicarle al cliente si va a haber cargos extra para que este dé el visto bueno antes de empezar.

 NUESTRO PAN, NUESTRO HORARIO

Como no somos maquinitas sino personas, no está de más plantearse lo siguiente:

1. ¿La tarifa es aceptable para nosotros? Tal vez este cliente “imponga” un precio. De ser así, preguntémonos si de verdad es justo para nosotros. Recalco para nosotros, porque aunque hay que ser conscientes de los precios de mercado para no perjudicar al sector y a nosotros mismos, cada uno tiene sus circunstancias. Hay quien considera que 0,05 para un folleto general es poco y no baja nunca de 0,07, pero para otro puede ser una tarifa más que aceptable por el trabajo que va a conllevar.
2. ¿Podemos cumplir el plazo y aun así tener tiempo para comer, dormir y tener vida social?
3. ¿Con este encargo podemos conseguir más trabajo de este cliente?

Esto último puede ser importante. Tal vez por necesidades del cliente, este proyecto nos haga trabajar hasta tarde un par o tres de días, pero si a la larga puede darnos más trabajo, encargos regulares, tal vez el sacrificio valga la pena. O no. Quizá pensemos que ceder a ciertos plazos poco realistas puede sentar un precedente peligroso y decidamos explicárselo al cliente (de lo que hablamos cuando hablamos de “educar”) o bien no aceptar el trabajo. Una vez más, debemos ser claros con nosotros mismos para ver si podemos encajar este encargo en nuestra planificación y poder equilibrarlo con lo demás, ya sean otros proyectos o, sobre todo, con nuestra vida.

OTRAS CONSIDERACIONES

Hay más cosas que debemos tener en cuenta, dependiendo de la carga de trabajo… y el estado de nuestras cuentas.

¿Me interesa el tema de la traducción o me voy a aburrir como una ostra? Aunque nos aburra, tal vez nos interese aceptar el encargo porque vamos descargados de trabajo, porque nos interesa mantener al cliente o porque lo necesitamos económicamente. Pero en ese caso, seamos conscientes de lo que nos va a suponer.

Cuando se puede escoger –y ahora hablo a título personal–, prefiero una novela a unos presupuestos anuales o un manual técnico. Si por lo que sea, necesito el encargo, me armo de valor y me lo tomo con filosofía. Por desgracia no siempre podemos escoger, pero sí es un factor que debemos plantearnos. ¿Acaso no trabajamos más motivados cuando algo nos gusta?

También hay que pensar en quién es el cliente y si está recomendado. Puede que esto no tenga tanto peso a la hora de aceptar el encargo, pero contribuye al nivel de confianza y seguridad al trabajar.

En este tema que nos ocupa hoy, vale la pena también prestar especial atención a estos diez consejos de Tess Whitty:

1. No aceptes un proyecto que sepas que no vas a poder hacer. No tengas miedo a rechazar algo que sabes objetivamente que no puedes cumplir o que no puedes hacer sin que se resienta la calidad. Si aún quieres aceptarlo, puedes buscar a algún compañero que te lo revise o puedes encontrarle un sustituto al cliente y facilitarle así la gestión. Seguro que te lo agradecerá.
2. No aceptes trabajos con plazos imposibles. No lo dudes y negocia. A veces con un recargo por urgencia se descubre que la traducción no era tan urgente. Como con todo, la comunicación es clave.
3. No dudes en preguntar. Seamos sinceros, no lo sabemos todo. Pregunta al cliente cualquier cosa que no tengas clara o pídele textos paralelos o antiguas traducciones (si el cliente es una agencia, por ejemplo). Preguntar no es demostrar ignorancia sino profesionalidad. No dejes las dudas para el final o para el mismo correo de entrega, cuando no haya margen para solventarlas.
4. No aceptes un trabajo sin haber visto el texto antes. Puede que no siempre sea posible (me ha pasado con alguna novela), pero lo mejor es ver el documento antes de aceptar para calcular mejor el tiempo, para comprobar que es de una temática que controlamos y, en definitiva, para ver si es factible.
5. No aceptes un trabajo sin saber quién es el cliente. En el caso de clientes directos es más difícil (que no imposible), pero si es una agencia que no conoces, lo mejor es buscar su página web o mirar en algunos foros (BlueBoard de ProZ, algunos grupos de facebook). Y aunque el correo sirve como confirmación de un trabajo de traducción, es aconsejable tener siempre una orden de compra o PO (purchase order) en la que consten las tres P básicas del proyecto: palabras, precio y plazo.
6. No empieces a trabajar hasta que no hayas acordado un precio. A nadie le gustan las sorpresas en la factura, así que sé muy claro con lo que vas a cobrar, haya extras o no. Y trata de barrer para casa, claro. Para este proyecto tan pequeño, ¿no es mejor aplicar una tarifa mínima? Para esta revisión, ¿por qué no cobras por hora?
7. Piensa en lo que escribes antes de enviarlo al ciberespacio. Hay muchos foros y páginas ahora en las que un traductor puede desahogarse, pero seamos sensatos. Un mensaje airado en las redes sociales puede terminar en manos del cliente. Piensa bien antes de escribir, deja pasar un rato y verás que, en frío, no es todo tan grave como parecía. Y lo mismo al hablar directamente con los clientes: respiremos y luego escribamos… más tranquilos. Con amabilidad se va a todos lados. En serio.
8. Véndete bien. No te centres en lo que no sabes o en la poca experiencia que tienes. Céntrate en tus puntos fuertes, en lo que has traducido ya, en lo bueno que puedes aportar. Y eso también se aplica a la tarifa. Cobra lo justo. Un precio bajo también significa menor rentabilidad para ti.
9. Guarda toda la información y correspondencia. Es importante guardar los correos, contratos y otros documentos de cada cliente, sobre todo para tenerlos de referencia. Para esto va muy bien un disco duro externo que pueda almacenar esa información que no usamos en el día a día.
10. Lee todas las cláusulas antes de firmar un contrato. Básico para no llevarnos sorpresas luego. A veces son contratos estándar cuyas disposiciones no se aplican, pero, una vez más, en caso de duda, consúltalo con el cliente.

Hasta aquí los consejillos de hoy. ¿Hay algo que consideréis esencial al aceptar un encargo? Estaré encantada de leeros.